Bất kể các Doanh nghiệp, cá nhân nào nhập khẩu hàng Trung Quốc đều phải biết được C/O Form E là gì. Vậy với các Doanh nghiệp mới thì sao. Phải biết C/O Form E là gì, dùng để làm gì và thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận như thế nào?

C/O Form E là gì?

C/O form E là Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E. Phát hành theo Hiệp định khung về hợp tác kinh tế toàn diện ASEAN – Trung Quốc (Hiệp định khung ACFTA), được ký tại Phnompenh – Campuchia ngày 04/11/2020. C/O form E để xác nhận xuất xứ hàng hóa sản phẩm, thường có nguồn gốc từ Trung Quốc.

Tổ chức cấp C/O form E là các đơn vị được Bộ Thương mại ủy quyền cấp C/O form E.

Người đề nghị cấp C/O form E bao gồm. Người xuất khẩu, nhà sản xuất, người đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của người xuất khẩu hoặc nhà sản xuất.

Nội dung C/O form E

Ngoài mục đích để xác nhận xuất xứ hàng hóa, đảm bảo niềm tin cho khách hàng. C/O form E hợp lệ còn để xác nhận xem lô hàng có nhận được những ưu đãi đặc biệt nào không. Thường thì sẽ được áp dụng giảm thuế, tuy nhiên sẽ tùy thuộc vào từng loại hàng hóa cụ thể thì sẽ có những ưu đãi riêng.

Để trình bày được C/O form E, trước tiên cần phải biết trên mẫu có những thông tin gì. Thông tin nào là quan trọng với Doanh nghiệp.

Phía trên góc phải có thông tin tham chiếu:

- Số C/O (Reference Number).

- Cụm từ tiếng Anh trong đó có dòng “FORM E”.

- Tên nước phát hành.

Phía dưới là 13 ô nội dung về thông tin:

Đối với Doanh nghiệp, người đăng ký có những thông tin bắt buộc phải quan tâm. Và những ô của bên cung cấp Giấy xác nhận, không phải để ý quá nhiều.

Nhóm Ô bắt buộc với người đăng ký: 

Ô số 1: Thông tin nhà xuất khẩu: tên công ty, địa chỉ. Thường là người bán hàng trên Invoice, trừ trường hợp hóa đơn bên thứ 3 (thì trên ô này là tên công ty sản xuất).

Ô số 2: Thông tin người nhận hàng (nhà nhập khẩu).

Ô số 3: Tên phương tiện vận tải và tuyến đường. Có 4 nội dung chính:

- Ngày khởi hành: là ngày tàu chạy trên vận đơn.

- Tên tàu + số chuyến, hoặc tên tàu bay.

- Tên cảng dỡ hàng.

- Tuyến đường và phương thức vận chuyển, chẳng hạn. From China Port, China to Saigon Port, Vietnam by Ship 

Ô số 7: Số lượng, chủng loại bao gói, mô tả hàng hóa. Gồm cả lượng hàng và mã HS nước nhập khẩu.

Ô số 8: Tiêu chí xuất xứ. Đây là tiêu chí cần thiết bởi nó ảnh hưởng đến tính hợp lệ của Form E. Cho biết tỉ lệ bao nhiêu phần trăm giá trị hàng hóa được sản xuất tại nước cấp C/O.

Một số trường hợp hay gặp:

• “WO” = Wholy Owned: xuất xứ thuần túy, nghĩa là 100%.
• Số % cụ thể, chẳng hạn 90%, nghĩa là 90% hàng hóa được sản xuất tại Trung Quốc.

Lưu ý: giá trị hàm lượng xuất xứ dưới 40% thì coi như không có xuất xứ.

Ô số 9: Trọng lượng toàn bộ (hoặc lượng khác) và giá trị FOB. Ô này ý nghĩa tương đối rõ ràng. Chỉ lưu ý giá trị trong ô này là FOB. Do đó nếu trên hóa đơn ghi giá trị theo điều kiện khác, chẳng hạn CIF. Thì không được lấy ngay vào ô số 9 này. Mà phải điều chỉnh cộng trừ chi phí để xác định đúng giá trị FOB rồi mới ghi vào ô này. 

Ô số 10: Số và ngày Invoice, chính là số liệu lấy từ Invoice. Lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng, tránh sai sót, nhầm lẫn.

Ô số 11: Tên nước xuất khẩu (vd: CHINA), nhập khẩu (VIETNAM). Địa điểm và ngày xin C/O, cùng với dấu của công ty xin cấp C/O.

Ô số 13: Một số lựa chọn, tick vào ô tương ứng nếu thuộc trường hợp đó:

- Issued Retroactively: Trường hợp C/O được cấp sau quá 3 ngày tính từ ngày tàu chạy.

- Exhibition: Trường hợp hàng tham gia triển lãm, và được bán sau khi triển lãm.

- Movement Certificate: Trường hợp hàng được cấp C/O giáp lưng.

- Third Party Invoicing: Trường hợp hóa đơn phát hành tại Bên thứ ba (chi tiết trong phần tiếp).

Nhóm ô Không phải quan tâm quá nhiều:

Ô số 4: dành cho cơ quan cấp C/O, doanh nghiệp không cần quan tâm nhiều đến ô này.

Ô số 5 & 6: không quan trọng lắm.

Ô số 12: Xác nhận Chữ ký của người được ủy quyền, dấu của tổ chức cấp C/O, địa điểm và ngày cấp. Với hàng từ Trung Quốc, chữ ký tiếng Hoa có nét tượng hình, không dịch ra phiên âm được. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu với chữ ký trong cơ sở dữ liệu của họ.

Lưu ý: trên dấu của Trung Quốc lại có chữ FORM A thay vì FORM E. Nhưng điều này là hợp lệ, vì đã có quy định chấp nhận.

Thủ tục xin cấp C/O form E như thế nào?

Các Doanh nghiệp khi nhập khẩu hàng hóa đều rất cần đến C/O form E. Vậy họ chuẩn bị hồ sơ như thế nào, nộp hồ sơ ở đâu, và có những gì cần lưu ý khi đi xin cấp C/O form E.

Đăng ký hồ sơ thương nhân.

Người đề nghị cấp C/O chỉ được xem xét cấp C/O form E tại nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân. Sau khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký Hồ sơ thương nhân. Hồ sơ đăng ký hồ sơ thương nhân bao gồm:

- Đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền ký Đơn đề nghị cấp C/O form E và con dấu của thương nhân.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân (bản sao có dấu sao y bản chính).

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (bản sao có dấu sao y bản chính).

- Danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân.

Mọi sự thay đổi trong hồ sơ thương nhân phải được thông báo cho Tổ chức cấp C/O. Nơi đã đăng ký trước khi đề nghị cấp C/O form E. Trong trường hợp không có thay đổi gì, hồ sơ thương nhân vẫn phải được cập nhật hai (02) năm một lần.

Trong trường hợp đề nghị cấp C/O tại nơi cấp khác với nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân trước đây. Người đề nghị cấp C/O. Phải cung cấp những lý do thích hợp bằng văn bản nêu rõ lý do không đề nghị cấp C/O tại nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân trước đó. Và phải đăng ký hồ sơ thương nhân tại Tổ chức cấp C/O mới đó.

Các trường hợp trước đây đã đề nghị cấp C/O form E. Nhưng chưa đăng ký Hồ sơ thương nhân phải đăng ký Hồ sơ thương nhân tại thời điểm đề nghị cấp C/O mẫu E.

Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O form E

Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O form E gồm:

- Đơn đề nghị cấp C/O form E đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ.

- Bộ C/O form E đã được khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính và ba (03) bản sao.

- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan.

- Hóa đơn thương mại.

- Vận tải đơn.

Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như. Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán. Hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước. Mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.

Các loại giấy tờ là bản sao có chữ ký và đóng dấu xác nhận. Sao y bản chính của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của đơn vị hay tổ chức. Hoặc có chữ ký và đóng dấu của cơ quan công chứng. Đồng thời có kèm theo bản chính để đối chiếu.

Tiếp nhận Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O form E

Khi người đề nghị cấp C/O nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận phải thông báo cụ thể yêu cầu bằng văn bản. Lập giấy biên nhận bộ hồ sơ và giao cho người đề nghị cấp một bản khi Tổ chức cấp C/O yêu cầu xuất trình thêm những chứng từ này hoặc khi người đề nghị cấp C/O yêu cầu.

Thời hạn cấp C/O form E

1. Thời hạn cấp C/O form E không quá ba (03) ngày làm việc kể từ thời điểm người đề nghị cấp C/O nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

2. Trong trường hợp cần thiết, Tổ chức cấp C/O cũng có thể tiến hành kiểm tra tại nơi sản xuất nếu thấy rằng việc kiểm tra trên hồ sơ là chưa đủ căn cứ để cấp C/O form E hoặc phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật đối với các C/O form E đã cấp trước đó. Kết quả kiểm tra này phải được ghi biên bản. Biên bản phải được cán bộ kiểm tra, người đề nghị cấp C/O ký. Trong trường hợp người đề nghị cấp C/O không ký vào biên bản, cán bộ kiểm tra sẽ ký xác nhận sau khi nêu rõ lý do. Thời hạn cấp C/O form E đối với trường hợp này không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày người đề nghị cấp nộp hồ sơ đầy đủ.

3. Trong mọi trường hợp, thời hạn xác minh không được làm cản trở việc giao hàng hoặc thanh toán của người xuất khẩu, trừ khi ảnh hưởng này do lỗi của người xuất khẩu.

Từ chối cấp C/O form E

1. Tổ chức cấp C/O có quyền từ chối cấp C/O form E trong các trường hợp sau:

a) Người đề nghị cấp C/O form E chưa thực hiện việc đăng ký hồ sơ thương nhân;

b) Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O form E không chính xác, không đầy đủ như quy định;

c) Bộ hồ sơ có mâu thuẫn về nội dung;

d) Xuất trình bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O không đúng nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhận;

e) C/O form E được khai bằng chữ viết tay, hoặc bị tẩy xóa, hoặc mờ không đọc được, hoặc được in bằng nhiều màu mực;

f) Hàng hóa không đáp ứng đủ tiêu chuẩn xuất xứ hoặc không xác định được chính xác xuất xứ theo các tiêu chuẩn xuất xứ.

g) Có căn cứ hợp pháp chứng minh sản phẩm không có xuất cứ ACFTA hoặc người đề nghị cấp C/O có hành vi gian dối, thiếu trung thực trong việc chứng minh nguồn gốc xuất cứ của sản phẩm. Khi từ chối cấp C/O form E,

2.Tổ chức cấp C/O phải thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người đề nghị cấp C/O biết trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày từ chối.

Những lưu ý khi làm thủ tục xin cấp C/O form E

Để được nhận ưu đãi đặc biệt theo hiệp định hàng hóa ASEAN – Trung Quốc, thì người nhập khẩu cần nộp C/O form E bản gốc. Trong trường hợp không thể nộp luôn bản gốc, khi làm thủ tục hải quan Công ty cần khai là nợ bản gốc và nộp đúng mức thuế MNF và hoàn thiện bản gốc sau 30 ngày.

Theo quy định, người đứng tên ở ô số 1 của Form E là đơn vị sản xuất, tuy nhiên nếu các trường hợp không phải là người xuất khẩu thì ô ” Third party invoicing” phải được đánh dấu (tại ô số 7). Nếu không đánh dấu thì C/O này về Việt Nam sẽ bị bác.